E-postanın Kölesi Olduk

Volkan Bilgin

30 Ocak 2006

Çalışanların yüzde 15’i e-posta için 2 çalışma gününü ayırıyor
Araştırmaya katılanların yüzde 52‘si gelen e-postalarını okuma, cevaplama
ve yazımı için günde iki saat ve üzerinde zaman harcıyor. Yüzde 15‘i ise günde
4 saat bir diğer ifadeyle beş çalışma gününün ikisini sadece bu işe ayırıyor.

Çalışanların yüzde 54‘ü e-postalarını sabah saat 9’dan önce kontrol ediyor.
Bu grupta yeralanların bir bölümü bu işlemi sabah 6’da yapıyor.

Çoğunluk e-posta
kontrolünü saat 5 civarında sona erdirirken, araştırmaya katılanlardan bu işlemi
gece yarısında yaptığını söyleyenler de var.

Araştırma, e-posta’nın çalışanlar tarafından temel bir iş aracı olarak görüldüğünü
de ortaya çıkardı. Çalışanlar, e-posta’yı, toplantı detaylarını kontrol etmek
(yüzde 74), kontak bilgilerini yönetmek (yüzde 62), belge bulmak (yüzde 74)
ve görev delege etmek (yüzde 46) gibi aktivitelerin de dahil olduğu iş faaliyetleri
için bir ana sistem olarak kullanıyor.

Ofis dışında mobil cihazlardan e-posta kontrolü yaygın
Araştırma, mobil cihazların da e-posta kontrolünde yaygın olarak kullanıldığını
ortaya çıkardı. Katılımcıların yüzde 31‘i e-posta’larına erişebilmek için mobil
cihazları kullanıyor. Bu cihazları tercih edenlerin yüzde 34‘ü sabah kalktıklarında
ilk olarak e-posta’larını kontrol ediyor.

Yüzde 30‘u ise gece yatmadan önce
bu kontrolü yapıyor. Katılımcıların yüzde 72‘si e-postalarını ofis dışında kontrol
ederken, bunların yüzde 40‘ı kontrollerini tatilde veya hasta olduklarında gerçekleştiriyor.

Mobil e–posta kullanıcılarının yüzde 65‘i mobil cihazlarını ortaklarının veya
yakın arkadaşları ve ailelerinin yanında işle ilgili olarak kullanıyor.

Katılımcıların yüzde 27‘si e-postalarını iş saatlerinin dışında kontrol etmenin
stresi artırdığını söylerken, yüzde 23 gibi önemli bir bölümü ise bunun stresi
azalttığını ifade ediyor.

Mobil e-posta kullanıcılarının yüzde 43‘ü ofis dışından
e-postaya erişimin kendilerini daha verimli kıldığını, yüzde 75‘lik grup ise
e-posta sistemi kullanımının kontrol altında tutulmasının işverenlerinin değil
kendi sorumlulukları olduğuna inandıklarını belirtiyor.

Artık e-posta karekterleri de var!
Araştırma, bilgisayar kullanıcılarını e-posta kullanımlarına göre disiplin
yanlısı olanlar, bağımlılar, fobisi olanlar ve bunalmış olanlar şeklinde 4 ana
kategoriye ayırıyor.

– Disiplin Yanlısı Olanlar: Katılımcıların yüzde 49’u e-posta’yı nerede ve
ne zaman kullanacakları konusunda kesin kuralları var. Bu gruba dahil olanlar
e-posta kullanımını, iş saatleri ve işyerleriyle sınırlandırıyor.

– Bağımlılar: Katılımcıların yüzde 21’i dürtüsel olarak e-postalarını kontrol
ediyor ve erişemedikleri anda da paniğe kapılıyor.

– Fobisi Olanlar: Katılımcıların yüzde 10’unun e-posta konusunda teknofobisi
var. Bu grupta yeralanlar, en basit işlevleri kullanıyor ve sözlü haberleşmeyi
tercih ediyor.

–  Bunalmış Olanlar: E-posta bombardımanından bunaldıklarını belirten ve katılımcıların
yüzde 6’sını oluşturan bu gruba dahil olanlar ise e-posta kutusunu açmaktan
bile ürküyor. Bunun sonucunda da e-posta’ların çoğu okunmuyor.

E-posta’nın son yıllarda sadece bir haberleşme aracı olmaktan çıkarak, kritik
bir iş aracına dönüştüğünü ifade eden Symantec EMEA Bölgesi Başkan Yardımcısı
Lindsey Armstrong, teknolojinin çalışan nüfus üzerindeki hakimiyetini endişe
verici bulduklarını söyledi.

Armstrong, kuruluşların çalışanların tamamen bunalacakları
zamanı beklemek yerine artan bilgi akışını yönetebilmelerine yardımcı olacak
politikalar ve yol göstericilerin üretilmesi konusunda şimdiden düşünmeye başlamaları
gereğinin de altını çizdi.

Çalışanlara öneriler
Araştırmanın sonunda çalışanlara e-postaları yönetme konusunda bazı tavsiyelere
de yer verildi.

1. E-postanıza ne zaman ve nerede eriştiğinizi düşünün

2. Acil bir haberleşme beklemediğiniz sürece işlerinizi bitirebilmek için belirli
sürelerde çevrimdışı olarak çalışmaya gayret edin. Başka bir e-posta haberleşmesinin
içine çekilmek için kendinizi mecbur hissetmeyin.

3. Gelen posta kutunuzu yönetin. Bir e-postayı okuyup, gereğini yaptıktan
sonra dosyalayın. Gelen posta kutunuzdaki e-postaların sayısını azaltmak için
sadece sizin aksiyon almanızı gerektirenleri saklayın. Çünkü bu mesajlar daha
sonra sizin “yapılması gerekenler” listenizi oluşturacak.

4. Elektronik haberleşmeye dayanan bir dünyada kaşılıklı konuşma çok daha değerlidir.
Sadece karşılıklı konuşmanın mümkün veya uygun olmadığı zamanlarda e-postayı
kullanın.

5. Sizin mesajınızı gerçekten kimlerin bilmesi gerektiğini düşünün ve ona göre
kopyalayın. Bir e-posta’ya dahil edilmiş iseniz "hepsini cevapla” seçeneğinin
gerçekten gerekli olup olmadığına karar verin.

Kurumlara öneriler
Symantec, mevcut e-posta salgını ile mücadele etmeye yardımcı olmak için kuruluşlara
önerilerini ise şöyle sıraladı:

1. Yöneticilerin, bilgi depolamayı merkezi olarak kontrol edebilmesine ve düşük
maliyetli katmanlı depolama çözümlerine imkan veren arşivleme çözümlerinin uygulanması.

2. Kullanıcılara gelen istenmeyen mesajların miktarını kontrol altında tutmaya
yardımcı olacak spam filtereleri kullanılması. Bunlar özellikle uzaktan erişen
çalışanlar için e-posta indirme süresini azaltması açısından son derece yararlı.

3. Çalışanlar e-postalarını nasıl etkin olarak yönetebilecekleri konusunda
eğitilmeli. Böylece mesajlarını duruma göre ya dosyalarda saklayacaklar ya da
silecekler.

4. Çalışanların BT bölümleri ile ortak çalışması sağlanmalı. Böylece tüm gerekli
sistem yedeklemeleri zamanında ve doğru olarak yapılacaktır.

5. Çalışanlar e-posta göndermek yerine mümkünse meslektaşları ve müşterileri
ile konuşmaya teşvik edilmeli.

6. Çalışanlar gereksiz olarak çok sayıda kişiye e-posta’ların kopyalarını nezaketen
göndermeyi bırakması konusunda teşvik edilmeli.

7. Çalışanlar ‘bölgesel ofis’ bilgilerini içeren mesajların şirket içinde haberleşmeye
açık olarak gönderilmesi gibi gereksiz e-posta gönderimini bırakması konusunda
teşvik edilmeli.

SDN