Profesyonel iş hayatında “bir toplantı set edelim” lafı oldukça sık bir şekilde kullanılır. Daha önce bu durumu şakayla eleştiren reklamlarda “Kahve bitti! O zaman bir toplantı yapalım.” gibi replikleri hatırlıyoruz.
Sürekli yapılan bu fiziksel toplantılarda, bir kişinin gecikmesi bile toplantının başlamasını engelleyebiliyor. Ayrıca konunun dışına çıkma ve sohbet etme eğilimi de bu tür toplantılarda azımsanmayacak kadar.
Sanal toplantıların, fiziksel toplantılara göre daha verimli olduğu biliniyor. Peki ne kadar çok verimli? Cevabı araştırmanın sonucunda gizli.
Hayatımızın bir gerçeği “Sanal iş toplantıları”
Özel hayatımızda uzaktaki bir akrabamızı ya da sevdiğimizi nasıl Skype gibi uygulamalarla görüp, konuşabiliyorsak, bunların üst seviye sürümleri pekala iş dünyasında da kullanılabilir.
Teknolojinin gelişimi ile sadece çalışma şekilleri değil, toplantı modelleri de hızla değişiyor. Mobil, küresel, dağınık ve sanal bir işgücü, günümüzün gerçeği haline gelmiş durumda. Değişen çalışma koşulları nedeniyle, yüz yüze iletişim kurmak her zaman mümkün olmayabiliyor. Bu noktada, yeni nesil teknolojilere duyulan ihtiyaçlara gereksinimin giderek arttığı gözlemleniyor.
Orta Avrupa’da videolu görüşme oranı yüzde 34
Unify tarafından Orta Avrupa’da yapılan bir araştırmaya göre, çalışanların yüzde 93 ile en çok e-posta, yüzde 89 ile telefon görüşmeleri, yüzde 72 ile telekonferans görüşmeleri gibi geleneksel iletişim araçlarını kullanıldıklarını, sesli konferansın görüntü ile desteklenmesinin toplantı konsantrasyonu açısından daha verimli olduğunu, buna rağmen yüzde 34 oranında videolu görüşme yapıldığını ortaya koyuyor.
Video görüşme harici kurulan bağlantılar ve kullanılan uygulamalar, çalışanlara göre karmaşık
Araştırmadan elde edilen diğer önemli bir veri ise katılımcıların yüzde 43’ünün ekip çalışmasında ve iletişimde kullandıkları teknolojilerin karmaşık, içinden çıkılmaz bir deneyim yaşattığını söylemeleri.
Geleceğin toplantı masaları sanal ortamlarda kurulacak
Kurumların büyük çoğunluğu birbirine uzak ve dağınık ofislerdeki ekiplerden oluşuyor. Ancak uzaktan çalışan ekipler bir yandan yüzleşmek zorunda oldukları iletişim sorunlarını, bir yandan da projelerden doğan sorumlulukları ve işlerini takip etmek zorunda kalıyor.
Mevcut yapıya daha fazla iletişim aracı eklendiğinde ise iletişim süreci daha da karmaşıklaşıyor ve ekipler; elektronik posta, telefon ya da telekonferans gibi birbirleriyle bağlantılı ve her zaman verimli olmayan iletişim araçlarına başvuruyorlar. Toplantı odalarında beyaz tahtaya, büyük bir toplantı masasına, kablosuz bağlantıya, ses ve oda kontrol sistemine, iyi bir aydınlatmaya, ekran paylaşımının yapılacağı bir ekran veya projektör cihazının olduğu farklı cihazlara, bu cihazların konabileceği ve katılımcıların oturabileceği alana ihtiyaç duyuluyor. Sanal bir toplantıda ise e-posta ile katılımcılara gönderilen bir davetiyeye ve katılımcıların sanal toplantıya katılabilecekleri uygun bir cihaz ve internet bağlantısı yeterli oluyor.
Toplantılarla beraber çalışma şekilleri de uzaktan çalışmaya doğru kayıyor
Dünya nüfusunun yüzde 64’ü kentlerde yaşıyor. Dünyadaki o kadar çok alan varken, küçük kentlerde toplanan insanlar artık dünyanın heryerinde trafik problemi olmak üzere pek çok sorunun ana kaynağı olmuş durumda.
Artık gelişen teknoloji sayesinde çalışanların ofislere gelmesi gerekmiyor. Evlerinden de çalışabiliyorlar. Bunun şirkete maliyet avantajı da var. Ofis içerisindeki masraflar minimuma iniyor. Ayrıca çalışanın da yol stresi ortadan kalkıyor.
